Vereinzelt spezialisieren sich Hersteller von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) auf die Immobilienbranche, indem typische Geschäftsprozesse und auch Datenstrukturen in der Software abgebildet werden. In der Regel haben Verwaltung aber Standardlösungen im Einsatz, wie sie in anderen Wirtschaftsbereichen zu finden sind. Es ist vor allem die Offenheit für eine Verknüpfung mit anderen Systemen, die zählt.
Hier ein schneller Überblick über gängige DMS und Lösungen, die wir selbst gut kennen und teilweise auch nutzen:
NextCloud ist ein nutzerfreundliches und einfach anpassbares Werkzeug für die Zusammenarbeit. Es erfüllt nicht jeden Spezialbedarf, deckt aber die wichtigsten Funktionen eines Dokumentenmanagements im Umfeld der Office-Suite des Cloudservices ab. NextCloud ist mit anderen Anwendungen kompatibel und Unternehmen können so ihre Daten auch bei eigenen geschäftlichen und branchentypischen rechtlichen Anforderungen sicher verwalten. In Sachen Sicherheit unterscheidet sich die Cloudplattform von vielen vergleichbaren DMS-Anbietern: Mit Login-Monitoring mit maschinellen Analysen, einem automatischen Sperren bei Brute-Force-Angriffen, Wasserzeichen und Dateizugriffskontrollen, durchgängige Verschlüsselungen (mit einem systemweiten Wiederherstellungsschlüssel für Admins, wenn Nutzer ihr Passwort vergessen) und eine Vielzahl von Freigabemechanismen. Eine Feinheit am Rand sind Barrierefreiheitsmodule für Schriften, Kontraste und die Unterstützung für die tastaturgesteuerte Bedienung und Bildschirmlese-Geräte.
Die Open-Source-Software Alfresco wiederum liefert eine größere Funktionsbreite fürs Dokumentenmanagement und ist gerade für Entwicklungsabteilungen spannend, die individuelle Geschäftsprozesse und Anwendungen aufsetzen oder anpassen wollen. Alfresco bietet eine flexible und offene Plattform, die mit verschiedenen Programmiersprachen, Frameworks und Standards arbeiten kann. Alfresco unterstützt zudem die Zusammenarbeit in Teams, die Integration mit anderen Systemen wie E-Mail oder ERP und die Nutzung von Cloud-Diensten. NextCloud und Alfresco eignen sich hervorragend für das die Erstellung von Prozessen und Strukturen auf der grünen Wiese. Beide Applikationen schwächeln aber auf Reporting- und Controlling-Seite, die ja gerade für Immobilienunternehmen essenziell ist.
SharePoint von Microsoft 365 unterstützt die Zusammenarbeit in Projektteams und Abteilungen ebenfalls mit dynamischen, maßgeschneiderten Websites. Die Stärke der Lösung liegt klar in der Integration in die Office-Applikationswelt von Microsoft, durch die Vielseitigkeit fehlt aber der Fokus, den dedizierte DMS-Lösungen bieten. SharePoint ist eine Plattform mit einem breiten Satz an Funktionalitäten für den Austausch und das Teilen von Content und Dokumenten intern in Unternehmensnetzwerken ebenso wie für eine webbasierte Kommunikation und Bereitstellung von Content nach außen. Für ein spezielles Prozessmanagement für die Archivierung oder für Dokumentenworkflows sind je nach Bedarf eventuell weitere Anwendungen notwendig, die an Sharepoint andocken. Unterm Strich erfüllt Microsoft damit die Basisaufgaben eines Dokumenten- und Content-Management-Systems und bietet insbesondere für Nutzer im M365-Universum einen niederschwelligen Zugang zu einer effizienten Dokumentenverwaltung.
Die ELO ECM Suite ist nicht nur als Mitglied er Business-Software-Familie des Herstellers eine vielseitige Lösung für das Management von Content mit Funktionen für Dokumentenmanagement, eine für den eigenen Bedarf anpassbare Workflow-Automatisierung, eine revisionssichere Archivierung mit übersichtlichen Ablagestrukturen und Collaboration-Tools. Sie zeichnet sich durch eine Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit – mit der Nutzung in kleinen Unternehmen bis zum Konzern -, und der Integrationsmöglichkeit mit weiteren Anwendungen wie SAP, CRM-Tools und E-Mail – insbesondere Microsoft 365 – aus. Hervorzuheben bei ELO ist die automatische Klassifizierung von Dokumenten, um Inhalte schnell zu finden. Und eine mobile Verlängerung der Suite bietet genügend Funktionen, um Dokumente auch von unterwegs aus zu bearbeiten – inklusive Freigabe-Workflow.
DocuWare wiederum bietet sich vor allem für kleine und mittlere Unternehmen an – mit typischen DMS-Funktionen wie die automatische Erfassung, Indexierung und Archivierung von Dokumenten, die Versionierung und Historie von Änderungen, die Suche und Wiederherstellung von Dokumenten, die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und die Integration mit anderen Anwendungen aus der ERP- oder CRM-Welt. Die Lösung ist in der Cloud ebenso wie als On-Premises-Installation verfügbar und kann relativ frei an den jeweiligen Bedarf angepasst werden. Sie ist einfach zu bedienen und unterstützt die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team, indem es ortsunabhängig Funktionen wie Kommentare, Benachrichtigungen und Freigaben bietet.
Und auch der Cloud-Riese Amazon Web Services bietet ein eigenes DMS: Amazon WorkDocs bietet die Erstellung von Dokumenten und Zusammenarbeit in der Wolke. Durch die zentrale Speicherung auf der AWS-Infrastruktur ist der Zugriff von überall und von jedem Gerät aus möglich – mit einem Klick aus dem Windows Explorer heraus oder über die Desktop-Anwendung WorkDocs Drive. Mit einer relativ umfassenden API können individuelle Dokumentenprozesse, angeknüpft an Applikationen Dritter, entwickelt werden. So unterstützt ein eigener Genehmigungsworkflow das Teilen, Weiterleiten an einen oder mehrere Benutzer und Freigaben in hierarchischen Strukturen – jeweils an die Organisation des Unternehmens angepasst. Zugangsberechtigte User können relativ einfach hinzugefügt werden, zum Beispiel mittels IP-Genehmigungslisten, um eine Nutzerbasis via IP-Adressen freizuschalten. Mit der Integration in andere Webservices wie etwa Amazon WorkSpaces werden Arbeitsflächen in der Cloud für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten erstellt und genutzt.
Offenheit, die punktet
Ein Argument für die Entscheidung für den Einsatz eines DMS ist mitunter auch die Mitbenutzung der Lösung von Partnern wie Hausverwaltungen, Maklern oder Bau- und Handwerksfirmen. Ein zentraler Ordner zu einem Objekt kann dann alle Unterlagen für die verschiedenen Nutzergruppen enthalten. Diese haben einen Zugriff ausschließlich auf für sie relevante Teile. Mussten Dokumente früher einzeln verschickt werden, braucht es nur noch eine zentrale Ablage, automatische Benachrichtigungen an die Nutzer inklusive. Ein weiterer Vorteil: Die Daten bleiben in der eigenen Betriebsumgebung sicher aufbewahrt, der „Host“ kann nun auch Struktur und Format des Inhalts vorgeben.
metamagix deckt mit seiner ICRS-Kernlösung und den unterschiedlichen Modulen den Bedarf eines modernen, digitalisierten Asset- und Portfolio-Management für die Immobilienverwaltung ab. Zentrale Aufgabe der Plattform ist die Auswertung von Daten, Analysen und Reportings, um Übersicht und Transparenz in Gebäude und Anlagen zu bringen. Darüber hinaus dockt ICRS etwa auch bei der Kommunikation mit Hausverwaltungen an und sammelt über technische Schnittstellen benötigtes Datenmaterial effizient an einer einzigen Stelle. Abgelöst wird damit vor allem die oft immer noch manuelle Datenübertragung von einem System ins andere. Die Fachkräfte im Immobilienmanagement können sich mit der Digitalisierung und Automatisierung diese Prozesse höherwertigen Aufgaben zuwenden. Mit der Plattform können auch sogenannte „Events“ automatisch kreiert werden – beispielsweise ein monatlicher Report, der automatisch erstellt und an einen E-Mail-Verteiler geschickt wird.
Das metamagix-Team hat dazu bereits viel Erfahrung mit Workflow-Tools wie N8N, mit denen Prozesse auch über Cloudumgebungen hinweg mit Projektmanagement-Plattformen verknüpft werden. ICRS selbst hat zahlreiche Reporting-Funktionen, ebenso ist die Integration mit gängigen Business-Intelligence-Produkten und Visualisierungstools – etwa Qlik oder Microsoft Power BI – gewährleistet.
Als allgemeine Empfehlung gilt: Sobald mehr als eine Person Daten eingibt und pflegt, lohnt sich eine professionelle Lösung für Dokumentenmanagement. Der richtige Zeitpunkt dafür kann auch sein, wenn der Aufwand für das Finden von Inhalten und Zuordnen von Informationen an die jeweils richtigen Stellen spürbar gestiegen ist.