Mit der Digitalisierung können die Effizienz, Transparenz und Rentabilität in der Immobilienverwaltung ebenso wie die Services für Vermieter und Mieter gleichermaßen verbessert werden. Wie gut ist ein Unternehmen dazu bereits aufgestellt? Einige Kernbereiche in einer Büroorganisation liefern dazu guten Anhaltspunkte.
1. Kommunikation und Workflow
Während meist noch E-Mail und Telefon dominieren, sind diese Kanäle oft schon direkt in Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) integriert. Ergänzt durch einen Chat oder einer Messaging- und Collaboration-Plattform wie Microsoft Teams oder Slack soll nach und nach das klassische Mail ersetzt werden – zumindest intern in Unternehmen. Social-Media wie WhatsApp oder LinkedIn sind heute bereits Teil der Kommunikationswelt auch in den Büros, bis hin zu automatisierten Chatbot-Kollegen, der einfache Fragen beantworten kann und – dafür entsprechend konfiguriert – auf Dokumente und Informationen zugreifen kann. Jede Integration dieser verschiedenen Kanäle bringt einen Riesengewinn für die Effizienz am Arbeitsplatz.
2. Analysen und Applikationslandschaft
Der Kauf oder Verkauf von Assets, Inserate und Vermietung – viele Kernprozesse in der Immobilienwirtschaft laufen bislang oft manuell ab. Die Herausforderung ist, diese Vorgänge einfacher, nutzerfreundlicher und effizienter zu gestalten. Der Klassiker der Datenübertragung von Hausverwaltungen ist das Excel-Format. Wer bereits einen Schritt weiter ist, spielt die Informationen zu Betriebskosten, Mieteinnahmen und sonstigen Budgetposten bereits automatisiert über Datenschnittstellen in sein Immobilienverwaltungssystem ein. Sind die Prozesse in Übertragung von Immobiliendaten digitalisiert und vielleicht auch automatisiert, steht auch einer Effizienzsteigerung im Bereich Analysen nichts im Wege. Mit dem Reporting direkt aus Excel oder einer eigenen Analysesoftware, die auf das Datawarehouse zugreift, können regelmäßige Berichte erstellt – und vielleicht sogar automatisiert Kunden oder der Geschäftsleitung zur Verfügung gestellt werden.
3. Sicherer Arbeitsplatz
Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft bedeutet auch, den Stand der Technik in Sicherheitsfragen umzusetzen. Werden kritische Daten und Dokumente offen per Mail verschickt, sind diese verschlüsselt oder gibt es einen alternativen, abgesicherten Datentransfer? Das Thema Login und Passwörter bei Applikationen ist von entscheidender Bedeutung für die Sicherheit von Benutzerkonten und die Integrität der Daten. Mit dem Konzept „Single Sign-on“ gibt es einheitliche Login-Daten und ein abgesichertes Rollen- und Rechtemanagement für den Zugang zu mehreren Anwendungen. Im Hintergrund ist eine professionelle Passwortverwaltung wichtig, um ein Einsatz starker Passwörter sicherzustellen und auch das Onboarding ebenso wie das Löschen von Nutzerkonten – wenn ein Mitarbeiter etwas das Unternehmen verlässt – übersichtlich im Blick zu haben. In den letzten Jahren hat sich in vielen Unternehmen die Möglichkeit für Mitarbeiter etabliert, dass diese Zugriff auf ihren Arbeitsplatz auch per Fernzugang („Remote Access“) erhalten. Das Arbeiten von Zuhause steigert die Jobqualität und spart Zeit – ebenso abgesichert muss der Zugang über eine VPN-Leitung (Virtual Private Network“) sein.
4. Datenfluss und Dokumente
Bekommen Sie Ihre Unterlagen noch per E-Mail? Nutzen Sie geteilte Ordner oder Lösungen wie Sharepoint und gibt es eine Dokumenten-Management-Lösung im Unternehmen? Ein wesentlicher Pfeiler effizienter Prozesse ist ein zentrales System wie ein Datawarehouse oder eine Dokumentenmanagement-Lösung (DMS). Gerade der effiziente Umgang mit Dokumenten – das Scannen von Papierpost, die automatisierte Weiterleitung von Mail oder Transfer der Inhalte von digitalen Dokumenten in eine zentrale Ablage – ist im Geschäftsalltag enorm hilfreich. Für eine bestmögliche Zusammenarbeit und Übersicht auf Dokumentenebene eignen sich „Shared Folder“ mit entsprechenden Rechte- und Rollenvergaben für die unterschiedlichen Benutzer. Anstatt Dokumente für die Ergänzungen oder Bearbeitungen in den Kreis zu schicken, haben hier mehrere Zugriff auf eine aktuelle Version – und können Änderungen nachvollziehen, die in der Historie des Dokuments sichtbar sind. Ein weiterer Vorteil dieses Konzepts ist die oft automatische Annäherung an einen Standard in der Formatierung, wenn entsprechende Vorlagen zur Verfügung gestellt werden.
Der Effizienzgewinn durch eine zentrale Datenplattform geht freilich auch mit der Größe des Unternehmens einher. Oft finden sich standardisierte Vorlagen („Templates“) und eine transparente Datenbasis erst in Unternehmen mit dezidierten Controlling-Rollen im Team. In kleineren Betrieben ist vielleicht nur eine einzige Fachkraft in der Verantwortung für Datenmanagement und Auswertungen. Das kann in einer Unmenge an Listen und Aufstellungen resultieren, die eine Übersicht zu einem aktuellen Stand per se erschweren. Wer hatte Daten ausgebessert und wann wurde die Veränderung gemacht? Gerade aus der Bündelung des Wissens bei einer einzigen Person kann ein Unternehmensrisiko wachsen. Verlässt der Kollege oder die Kollegin das Unternehmen, beginnt ihre Nachfolge mitunter von Grund auf neu. Bei zehn oder zwanzig Immobilien ist der Aufwand für neue Mieter-Listen, und die Übersicht über etwaige Rückstände und offene Posten sicherlich möglich. Ist aber das zu verwaltende Portfolio größer, sollten entsprechende Werkzeuge über Excel hinausgehend und Plattformen übernommen und selbsterklärend weitergenutzt werden können.
Die Grundlage für die Stabilität im Asset-Management sind liegt im Setup der Datenkommunikation – von Firmen, die Informationen generieren, zu einem zentralen Empfänger – in der Regel das Unternehmen, das im Besitz der Immobilien ist. Dieses Setup ist keineswegs nur technisch zu sehen, etwa mit den Datenschnittstellen. Auch Kommunikationsprozesse müssen hier funktionieren: Wer ist bei einem Update einer Software zu informieren? Wann und wem muss sollte ein Personalwechsel in einer Organisation mitgeteilt werden? Das ist dann wichtig, wenn Daten zumindest zu einem Teil auch manuell übertragen werden und sich neue Kollegen möglichweise erst einspielen müssen. Triviale Vorgänge, wie das Anlagen oder Umbenennen von Kostenfeldern wie „Aufzug 1″, „Aufzug 2″ – werden Datenfelder auf Seite der Vermietung oder Betriebskosten geändert, nimmt das Einfluss auf die Berichte in der Verwaltung. Und im besten Fall wissen alle davon.
In immer mehr Unternehmen gibt es hierfür die Rolle eines Data-Stewards, der/die Datenfluss und Qualitätssicherung im Auge behält, die zentralen Systeme administriert und das Asset-Management entlastet.
Schnittstellen wichtig
Dokumentenmanagement im Immobilienbereich beinhaltet typischerweise auch Mietverträge, Grundrisse und Pläne von Anlagen und einzelnen Mietobjekten, Fotos und Beschreibungen – es ist ein Bündel an Dokumentenformaten, die meist ebenfalls per Mail verschickt werden. Auch wenn bis zu einem gewissen Grad gut auch mit einer Ordnerstruktur und geteilten Ordnern gearbeitet werden kann, das das Medium E-Mail für lückenlose Auflistungen, Übersichten von Merkmalen von Immobilienobjekten und für die Nachverfolgung eher ungeeignet.
„Welches Objekt hat im Vergleich zu den Einnahmen relativ die höchsten Betriebskosten?“ „Wie lange hat es vom Zeitpunkt einer Beanstandung gedauert, bis eine Reparatur abgeschlossen war?“ Am freien Markt sind Dokumentenmanagement-Lösungen erhältlich, die Antworten zu solchen Fragestellungen liefern. Wichtiger aber als der Herstellername, ist bei der Wahl einer Lösung die Möglichkeit der Vernetzung mit anderen Anwendungen. Unterstützt das System WebDAV? Die Abkürzung steht für „Web-based Distributed Authoring and Versioning“. Mit dem betriebssystemübergreifenden Standard zum Teilen, Kopieren und Verschieben von Dokumenten auch in der Cloud sind die Dateninsel Geschichte – die Daten können auch zu anderen Applikationen fließen. Gleiches gilt für die REST API (wobei API für „Application Programmable Interface“ steht), ein Regelwerk für Anwendungen in verteilten Systemen und Webservices. Unterstützt die REST API Volltextsuche, Scanning und Versionierungen, ist sie für die automatisierte Übertragung von Daten und auch für den Zugriff auf Daten geeignet, die in verschiedenen Systemen abgelegt sind. Vorlagen und eine Standardisierung von Ordner-Strukturen werden mit der API wesentlich vereinfacht.
Mit den technischen Schnittstellen wird dann auch die Anbindung an das E-Mail-Programm spielend leicht. Ein Beispiel für die Integration eines DMS mit dem E-Mail-Client: „Extrahiere den Anhang eines Mails mit der Bezeichnung x und dem Schlagwort y im Mail und lege diesen im Laufwerksordner z ab.“ Wer es besonders smart angehen möchte, vergibt „Tags“ zu seinen Immobilien und Mietobjekten. Sobald diese Codes auf Rechnungen oder Immobilienexposes erscheinen, werden diese Dokumente automatisch dem Projekt zugeordnet.
Werkzeuge für die Dokumentenverwaltung
Vereinzelt spezialisieren sich Hersteller von Dokumentenmanagement-Systemen auf die Immobilienbranche, indem typische Geschäftsprozesse und auch Datenstrukturen in der Software abgebildet werden. In der Regel haben Verwaltung aber Standardlösungen im Einsatz, wie sie in anderen Wirtschaftsbereichen zu finden sind. Es ist vor allem die Offenheit für eine Verknüpfung mit anderen Systemen, die zählt.